Simplificar la armonización de datos complejos y dispares

Fondo 

SFR3 Fund es un fondo inmobiliario tecnológico que adquiere, renueva y alquila viviendas asequibles. Se especializa en la renovación de viviendas en dificultades y utiliza operaciones basadas en software para aumentar su presencia en un gran número de mercados más pequeños al mismo tiempo. Su software automatiza las órdenes de trabajo, los pagos y otras tareas administrativas, lo que acelera la velocidad de sus operaciones e impulsa el crecimiento.

Han superado las 10.000 viviendas en más de dos docenas de metros y cada mes construyen o reparan más.

Desafío empresarial

SFR3 trabaja con grandes cantidades de datos contables procedentes de varias empresas de gestión inmobiliaria. Cada una de ellas registra y gestiona sus datos con un sistema diferente, lo que dificulta la conciliación de datos en SFR3. En la actualidad, la transferencia y conciliación de datos se realiza manualmente desde las cuentas de cada empresa de gestión inmobiliaria a los sistemas del SFR3, y a un usuario experimentado le lleva entre 30 y 40 segundos registrar cada transacción. Como resultado, el proceso de gestión de datos requiere mucho tiempo y es propenso a errores, lo que genera ineficiencias y posibles pérdidas.

Algunos de los retos asociados son:

Eliminación del laborioso trabajo manual: La multiplicidad de fuentes de datos procedentes de distintos PMC y la falta de un proceso uniforme de registro de datos para cada PMC provocaban conciliaciones manuales mientras se transferían a QuickBooks de SFR3.

Evitar la pérdida y fidelidad de los datos: Las distintas técnicas de gestión de los libros de contabilidad -incluidos los importes fraccionados- de cada PMC y las diferentes interpretaciones de la información de las transacciones por parte de cada usuario al introducir los datos en QuickBooks provocaron una baja calidad de los datos que afectó a la capacidad de automatizar los procesos.

El objetivo de SFR3 era agilizar los procesos contables y la gestión, aprovechar la ciencia de los datos y la IA/ML para reducir los costes y los errores humanos, y preparar para el futuro el proceso empresarial general y, en particular, la función FP&A con una pila de datos moderna. El proyecto actual sirve como trabajo fundacional para permitir a SFR3 realizar un seguimiento de todas las actividades relacionadas con cada propiedad, sirviendo como base para futuros análisis avanzados e IA.

‍Solución

RapidCanvas colaboró estrechamente con SFR3 para desarrollar la primera versión de un bot contable que resolviera muchos de los retos asociados a la migración, conciliación y procesamiento manual de datos. 

STEP 1: Problem definition

PASO 2: Asignación/cotejo de datos

PASO 3: Automatización

STEP 1: Problem definition

RapidCanvas expert data scientists and solution engineers studied the SFR3 data, which is received from individual property management companies, to better understand the different datasets of each company. The datasets contained details of properties, account information, rental amounts, and dates of payments, among other fields. This was compared with how this information had been translated by humans into the historical accounting system records. 

Mientras que una empresa registraba el alquiler como "ingresos por alquiler", otra lo hacía como "ingresos por alquiler". Los gastos de servicios públicos, como el agua, también se registraron de forma diferente en las distintas empresas. Estos son ejemplos de las diferencias en la captura de datos y de la necesidad imperiosa de conciliarlos.

Este paso fue crucial para comprender las formas en que las distintas empresas de gestión inmobiliaria registran sus datos en sus libros de contabilidad y dónde se producen los desajustes de datos durante el proceso de cotejo manual. 

PASO 2: Asignación/cotejo de datos

Una vez completado el EDA, el siguiente paso fue limpiar los datos y filtrarlos para extraer los campos necesarios para los requisitos del SFR3. En el ejemplo de los gastos de alquiler, los datos se mapearon uniformemente como "ingresos por alquiler", para garantizar la coherencia.

La siguiente función crucial que se llevó a cabo fue la de mapear los datos de entrada procedentes de los PMC a la forma en que se introducen en el libro mayor QuickBook de SFR3. Esta correspondencia se llevó a cabo mediante una serie de transformaciones realizadas en la plataforma RapidCanvas. El proceso de correspondencia utilizó lógica difusa y algoritmos propios relacionados con el procesamiento del lenguaje natural (PLN) para la clasificación de textos, con técnicas de aprendizaje automático tanto no supervisadas como supervisadas.

De este modo se creó una convención de datos compartida entre el SFR3 y cada PMC respectivo sin tener que modificar los datos generados por el PMC, para que el flujo de datos en Quickbooks del SFR3 desde el PMC entre ambos fuera más fluido y menos propenso a errores.

Las diferencias en las convenciones de nomenclatura y organización de los conjuntos de datos se concilian mediante este proceso. De este modo se garantiza que los datos de cada empresa de gestión inmobiliaria PMC se capturan de forma correcta y uniforme en QuickBooks, el sistema contable de SFR3. La confianza en el cotejo de datos también se mide en cada paso, lo que garantiza una alta precisión para la automatización de datos en el siguiente paso. 

PASO 3: Automatización

Una vez que se dispuso del marco de correspondencia final para cada empresa de gestión inmobiliaria, los datos de cada una de ellas siguen fluyendo hacia la plataforma y el proceso de correspondencia se realiza automáticamente. Esto proporciona a SFR3 una visión limpia y completa de sus cuentas con cada una de estas empresas en QuickBooks.

Éxito y principales resultados

• Reducción de las incoherencias en los pagos a proveedores: La automatización ha reducido el tiempo de proceso de días a minutos, ahorrando más de 1 millón de dólares anuales.
• Reducción de los costes de explotación: Los costes se redujeron a la mitad en comparación con una construcción a medida basada en empleados a tiempo completo. También consiguieron ahorros adicionales al no necesitar más de 10 ETC que ejecutaban las tareas manualmente.
• Tiempo de obtención de resultados: La automatización de extremo a extremo se activó en menos de 6 semanas, y SFR3 pudo ejecutar los procesos durante un trimestre íntegramente a través de RapidCanvas y ver resultados consistentes.
• Iteración: El SFR 3 puede probar diferentes escenarios y enfoques para el reajuste de los libros contables y ponerlos en producción con un esfuerzo mínimo.
• Valor transversal: Todos los miembros del equipo, tanto los usuarios de negocio como los técnicos, son capaces de comprometerse con los flujos 
• Automatización: SFR3 automatizó el 95% del flujo de datos entre su sistema QuickBooks y el sistema contable de cada empresa de gestión inmobiliaria
• Reducción de los esfuerzos manuales: El enfoque heurístico automatizado procesó el 95% de las transacciones e identificó el 5% de excepciones para su revisión manual. 
• Fuente única de información: Los datos de más de seis empresas de gestión inmobiliaria se unificaron en un formato compatible en QuickBooks

Todas estas eficiencias se traducen en un ahorro de más de decenas de miles de dólares que se gastan en procesos manuales. El tiempo que tardó la empresa en rentabilizar la plataforma fue cuestión de semanas. 

Con un proceso de conciliación de datos claro y automatizado, mejoró el cumplimiento y se identificaron más rápidamente las oportunidades de inversión. Ahora, el tiempo de los expertos puede dedicarse a procesos de mayor valor, mejorando los resultados empresariales y generando valor monetario para el Fondo SFR3 en su conjunto.